Excel Tips: Menyimpan File Ke Format CSV

Banyak orang memiliki alasan yang kuat untuk tidak menyimpan file Excel ke dalam format standarnya (XLS atau XLSX). Salah satu alasannya adalah agar file tersebut dapat saling dipertukarkan kepada banyak orang yang tidak menggunakan Excel atau untuk keperluan ekspor/impor data ke perangkat lunak database.

Format yang cukup diminati adalah CSV (Comma Separated Value).

Sesuai namanya, data atau nilai yang terdapat pada file CSV satu dengan yang lain dipisahkan dengan karakter koma (,). Jika berganti baris, maka itu dianggap record baru.

Tentu saja ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi agar file Excel bisa disimpan dalam format CSV. Setidaknya ada tiga kondisi utama yang harus dipenuhi, yaitu:

* Data yang diolah di Excel hanya berupa teks atau angka.
* Tidak mengandung VBA.
* Hanya terdiri dari satu sheet.

Langkah untuk menyimpan file ke dalam format CSV cukup mudah, yaitu dengan memilih File > Save As (Excel 2003 atau sebelumnya) atau dengan mengklik Microsoft Office Button > Save As pada Excel 2007. Setelah itu pada kotak dialog yang muncul, pilihlah format CSV (Comma delimited) (*.csv) melalui drop-down Save as type. Semudah itu? Tentu saja iya.

Namun seringkali ada kasus tertentu yang menjadikan perkara menyimpan ke dalam format CSV menjadi tidak semudah itu. Bagaimana seandainya data yang hendak disimpan ke dalam format CSV mengandung karakter koma? Tentu perangkat lunak yang membacanya akan mengira bahwa sudah saatnya berganti data, padahal sebenarnya koma itu dimaksudkan untuk tanda baca.

Sayangnya Excel tidak memiliki fasilitas untuk mengganti karakter pemisah tersebut. Kalau CSV, ya pemisahnya koma. Padahal sebenarnya bisa saja karakter pemisah tersebut diganti dengan titik koma ( atau mungkin karakter lain. Yang jelas karakter tersebut tidak boleh muncul di bagian data.

Lalu bagaimana seandainya tanda koma tersebut ingin diganti karakter lain?

Ada satu trik yang bisa dilakukan, yaitu “meminjam” perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft Word. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

* Salin seluruh data Excel ke Word.
* Pada Word, gunakan fitur Convert Table to Text.
* Pada kotak dialog Convert Table to Text, pilih Other dan isilah dengan karakter titik koma (.
* Simpan dengan format Plain Text dan berilah nama file tersebut dengan akhiran *.csv.

Jika file tersebut hendak dibaca oleh perangkat lunak lain, beritahukan kepada perangkat lunak tersebut bahwa pemisah yang digunakan adalah titik koma (, bukan koma (,).